Comment effectuer sans crainte un audit QSE des cadres supérieurs

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Vous êtes un auditeur interne subalterne et le responsable de l’audit interne vous a confié la responsabilité de l’audit des cadres supérieurs de votre organisation. Avez-vous peur de la situation? Lisez cet article pour savoir comment effectuer un audit de la direction selon les normes QSE (qualité, sécurité, environnement) tout en respectant les attentes, et comment laisser une bonne impression sur la direction. Apprenez dans cet article trois conseils essentiels pour guider votre préparation et votre exécution.

Utiliser une approche objective et factuelle

Vous êtes l’expert en Formation QSE et la conversation sera basée sur ISO 9001. Les auditeurs doivent fonder leur approche sur des faits, sur des preuves et fuir les émotions et les sentiments. Si vous avez peur d’auditer votre équipe de direction, concentrez-vous sur les objectifs de l’audit, ainsi que sur les faits et les preuves que vous devez recueillir pour faire votre travail.

Rappelez-vous qu’un audit est plus une question d’écoute que de questionnement. Ainsi, lorsque vous commencez à auditer un sujet, utilisez des questions ouvertes pour que la haute direction parle de l’organisation, de ce qu’elle fait et des résultats. Préparez vos questions et faites vos devoirs. Demandez à un ami de se faire passer pour la direction et de répéter votre audit. Posez vos questions, analysez les réponses possibles et choisissez les preuves acceptables que vous demanderez à voir.

Utilisez les normes QSE (qualité, sécurité, environnement) comme base pour préparer et réaliser votre audit

Les auditeurs internes suivent les normes QSE (qualité, sécurité, environnement) lors de la préparation et de la réalisation d’un audit et ils utilisent ISO 9001: 2015 comme base principale pour développer leur liste de contrôle. Voici les sujets à inclure dans votre audit de gestion supérieure:

  • Engagement de la direction;
  • Contexte et parties intéressées;
  • Risques et opportunités;
  • Orientation client;
  • Politique de qualité, objectifs et plans d’action;
  • Responsabilité et autorité;
  • Performance du produit et / ou du service et du processus; et
  • Examen de la gestion.

Audit QSE

Par exemple, vous pouvez commencer votre audit en demandant aux membres de la haute direction ce qu’ils peuvent vous dire sur le contexte de l’organisation, puis comparez leur réponse avec tous les facteurs internes et externes que vous connaissez, en faisant partie de la même organisation. Ne posez pas simplement une question théorique et aride sur le contexte; encadrer le sujet en utilisant des exemples pertinents pour l’organisation. De nos jours, lorsque j’audite une organisation de l’Union européenne qui exporte au Royaume-Uni, j’introduis la question du contexte en posant une question concrète du type: “Comment préparez-vous votre organisation pour le lendemain du Brexit?”

Quelle que soit la réponse, demandez-leur s’ils ont changé quelque chose depuis l’année dernière et comment ils surveillent et mettent à jour ces sujets. Ensuite, vous pouvez faire la même chose avec une question sur les parties intéressées. Essayez de déterminer si l’identification était complète, si cela a du sens, si elle est mise à jour et si elle est traduite en action ou en surveillance.

 

Lors de l’audit des objectifs, des performances et des revues de direction, vérifiez et insistez sur l’importance de l’efficacité. Où la direction veut-elle diriger l’organisation? Comment sauront-ils s’ils ont réussi ou non? Que vont-ils changer dans leur façon de faire les choses pour y arriver? Quelles ressources sont nécessaires? Qui est responsable du changement? Y a-t-il un plan d’action? Qui surveille l’exécution et la performance? Y a-t-il des preuves? Pour plus d’informations sur la revue de direction, voir l’article Comment rendre la revue de direction plus pratique .

Utilisez un langage que la haute direction comprend et se préoccupe

N’oubliez pas que, en tant qu’auditeur interne, vous en connaissez probablement davantage sur les normes QSE (qualité, sécurité, environnement) que sur la direction. Si vous commencez à parler en langage ISO, vous allez peut-être perdre l’attention de la direction lors de l’audit en raison d’une défaillance de la communication. Essayez donc de traduire les exigences les normes QSE (qualité, sécurité, environnement) en anglais courant, et plus encore, essayez de traduire les exigences ISO 9001 en anglais clair avec un biais commercial.

Ne parlez pas de documents obsolètes; parler des coûts et de la perte de réputation pouvant survenir du fait que l’organisation utilise des documents obsolètes. Ne parlez pas de non-conformités de contrôle qualité; parler de pertes d’argent. Par exemple, une fois, lors de l’audit d’un hôtel, j’ai invité le directeur général à convertir le nombre de chambres bloquées par mois en argent perdu du fait de l’absence de chambres disponibles. Il était tellement surpris par le chiffre en euros qu’il a sauté du fauteuil.

Formation QSE en France

Dans un autre exemple, une organisation industrielle était très fière de son faible nombre de déchets. Donc, ils ne voyaient pas le besoin d’agir. Ils produisaient des matériaux de première qualité, des matériaux de qualité supérieure et des déchets. Je les ai invités à calculer la quantité de matériaux de première qualité et leur prix moyen pour voir combien ils perdaient pour ne pas vendre au prix de première qualité. Enfin, tout en auditant un organisme de santé, j’ai invité la direction à traduire le taux d’infections postopératoires en nombre de jours supplémentaires d’hospitalisation et, à partir de là, en euros non facturables. Ils étaient sans voix.

L’argent est un langage puissant que la direction peut comprendre, mais ce n’est pas le seul. Ils se soucient également des parts de marché, des clients perdus ou gagnés, des marges et de la différenciation par rapport à la concurrence, des risques à éviter et des opportunités à saisir. Pour en savoir plus sur la réduction de la barrière entre les professionnels de la qualité et la haute direction, lisez l’article intitulé « Réduction du déficit de communication avec la direction dans le contexte les normes QSE (qualité, sécurité, environnement)» .

Alors, si vous trouvez des non-conformités?

Et si vous trouvez des non-conformités, soyez poli et diplomate lorsque vous les communiquez. Essayez de ne pas surprendre la haute direction; Au lieu de cela, essayez de les amener eux-mêmes à la conclusion en comparant ce que vous trouvez tous les deux avec les exigences du système de gestion. N’oubliez pas que l’audit de la haute direction ne consiste pas à essayer de la blâmer directement, mais à rechercher ensemble des non-conformités éventuelles dans les processus, car il s’agit d’un audit interne et que les deux parties s’efforcent d’atteindre les mêmes objectifs pour l’organisation.

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